هر یافته علمی جدید زیرساختی از تجارب و نتایج مطالعات قبلی در آن زمینه دارد. ارائه گزارش این یافته جدید نیز مستلزم بیان منابع قبلی و پژوهشهای انجام شده در آن زمینه می‌باشد. ارائه هرچه کاملتر این بخش نشان‌دهنده انجام دقیقتر بررسی متون از جانب پژوهشگر است.
منابع علمی دارای انواع متعددی است. ازجمله این موارد می‌توان به مقاله‌های چاپ شده در مجلات علمی، کتابها، پایان‌نامه‌های تحقیقاتی، کنفرانسها، گزارشها، کتابها و مقالات الکترونیک، گزارشهای موردی، شنیده‌های علمی، بانکهای اطلاعاتی اینترنتی و بسیاری موارد دیگر اشاره کرد.
دسترسی به این منابع علمی از راههای مختلفی امکان‌پذیر است. این منابع در گذشته تنها به صورت لوح‌های فشرده اطلاعاتی مانند مجموعه‌های Silver Platter Medline و یا Psychlit وجود داشت که از طریق نرم‌افزارهای مربوطه قابل جستجو بودند.
امروزه با گسترش دسترسی به شبکه جهانی اینترنت امکان استفاده مستقیم از این منابع از طریق سایت PubMed به صورت رایگان بوجود آمده است. در این روش شما می‌توانید در هر لحظه به جدیدترین اطلاعات دسترسی داشته باشید.
همچنین با بوجود آمدن سایتهای اینترنتی که مقالات علمی را به صورت تمام‌متن در اختیار قرار می‌دهند و کتابخانه‌های الکترونیک که کتابهای علمی را به صورت نسخه الکترونیک فراهم نموده‌اند، دسترسی به نسخه کامل متون علمی قابلیتها و امکانات نیز ممکن شده است.
ذخیره و بازیابی اطلاعات
پس از انجام جستجو به دنبال موضوع مورد نظر، اطلاعات از منابع علمی استخراج می‌شود. این اطلاعات به صور مختلفی قابل حفظ و نگهداری است. می‌توان از اطلاعات فوق را چاپ کرده، به صورت کاغذی نگهداری کرد و یا آنها را در قالب فایلهای کامپیوتری ثبت و نگهداری نمود. در ادامه روشهای ذخیره و بازیابی اطلاعات را با هم مرور می‌کنیم:
۱. ذخیره با ساختار html و یا mht: در این روش هر فایل حاوی فهرست تعدادی و یا همه منابع یافت شده و یا همراه با اطلاعات خلاصه آنها خواهد بود. جستجو در این فایلها از طریق ابزار جستجوی سیستم عامل میسر است ولی در این روش محیط، جستجو را نمی‌توان به فیلدهای خاص اطلاعاتی محدود کرد و همچنین جستجو با شرط عدم وجود (not) نیز ممکن نیست.
۲. ذخیره با ساختار text و یا doc: می‌توان اطلاعات اخذ شده در جستجوهای مختلف را به صورت پشت‌سرهم در یک فایل متنی ساده مانند txt و یا با ساختار کاملتر مانند rtf (در محیط WordPad)و یا doc (در محیط Microsoft Word) ذخیره کرد. در این روش امکان بازیابی اطلاعات با استفاده از امکانات find موجود در نرم‌افزارهای ویرایشگر متن مربوط به هر نوع فایل وجود دارد که نسبت به امکانات جستجوی سیستم عامل سریعتر عمل می‌کند، ولی همچنان مشکل جستجوی عبارت در یک فیلد خاص اطلاعاتی، جستجوهای ترکیبی و جستجوی عدم وجود یک عبارت خاص به قوت خود باقی است.
۳. ذخیره اطلاعات در ساختار بانک اطلاعاتی: تعدادی از کاربران مجرب در علوم انفورماتیک برای رفع مشکلات فوق اقدام به طراحی ساختارهای ساده در بانکهای اطلاعاتی به کمک نرم افزارهایی همچون Microsoft Access نموده، اطلاعات منابع علمی خود را در آنها وارد می‌نمایند. این افراد یا به روش دستی و با کپی کردن فیلد به فیلد، اطلاعات را وارد این سیستم می‌نمایند و یا این که با نوشتن ماکروهایی به زبان VBA این اطلاعات را به صورت دسته‌ای ثبت می‌نمایند و از طریق Queryهای پارامتری به جستجوی اطلاعات مورد نظر خود در بانک اطلاعاتی می‌پردازند. این روش دو مشکل عمده دارد. اول این که طراحی این ساختار محتاج دانش کامپیوتری بالاتر از سطح کاربران عادی دارد و برای همه قابل پیاده‌سازی نیست و دوم این که به لحاظ تنوع ساختارهای منابع علمی مختلف پیاده‌سازی سیستمی که بتواند تمامی این اقلام اطلاعاتی را به طور اختصاصی شده بر حسب نوع منبع علمی مورد استفاده قرار دهد، احتیاج به آشنایی و اطلاعات بالایی از ساختار اطلاعات دارد.
۴. استفاده از نرم افزارهای ویژه مدیریت منابع علمی: با توجه به مشکلات مذکور در روشهای فوق ضرورت استفاده از نرم‌افزارهای اختصاصی برای مدیریت منابع علمی کاملاً محرز و مشخص می‌گردد. این نرم‌افزارها علاوه بر رفع آن مشکلات، توانمندیهای ویژه دیگری را هم به کاربران خود ارائه می‌نمایند. این امکانات شامل موارد ذیل است:
الف) مدیریت منابع علمی: در این نرم افزارها ساختار اطلاعات منابع علمی مختلف به صورت از پیش تعریف شده وجود دارد. علاوه بر این امکان تعریف اقلام اطلاعاتی به صورت شخصی (customized) نیز در آنها پیش‌بینی شده است.
ب) مدیریت منابع اطلاعاتی غیرمتنی: علاوه بر امکان ذخیره اطلاعات متنی می‌توان فایلهایی با ساختارهای مختلف مانند فایلهای تصویری، pdf و یا فایلهای فشرده شده (zipped) را بصورت متصل(attached) به اطلاعات منابع علمی ذخیره نمود.
ج) امکان فهرست‌نویسی موضوعی از منابع علمی: این امر بر حسب گروه‌بندیهای مختلف بر پایه هر کدام از اقلام اطلاعاتی در منابع علمی مانند نام نویسنده، نام نشریه، سال نشر و موارد بسیار دیگری امکان‌پذیر است.
د) جستجوی مستقیم در بانکهای اطلاعاتی اینترنتی: در صورت داشتن ارتباط مستقیم (online) و مجوز دسترسی به منابع فوق در داخل این نرم‌افزارها و از طریق امکانات فایلهای رابط (connection)، می‌توان اطلاعات مورد نیاز را جستجو و سپس در کتابخانه نرم‌افزار، اطلاعات اخذ شده را ثبت و نگهداری نمود.
ه) امکان گرفتن اطلاعات از فایلهای ذخیره شده متنی: در بسیاری موارد ممکن است نتیجه جستجو در منابع علمی از طریق خروجیهای مربوطه (export) توسط کاربر ذخیره شده باشد. در این نرم‌افزارها امکان شناسایی انواع زیادی از آن ساختارهای خروجی وجود دارد و با امکانات import، آن اطلاعات را می‌خوانند در خود ذخیره می‌نمایند.
و) به اشتراک گذاشتن اطلاعات در شبکه‌های کامپیوتری: امکان ذخیره و به اشتراک‌گذاری اطلاعات تهیه شده توسط اعضای یک گروه کاری که روی موضوع مشابه فعالیت دارند، در یک شبکه کامپیوتری محلی (LAN) وجود دارد.
ز) امکان اخذ خروجی مراجع بر حسب ساختار مرجع نگاری نشریات علمی: در هر نشریه علمی فهرست مراجع علمی در مقاله با ساختار مشخصی ذکر می‌شود که این ساختارها بسیار متنوع است و نوشتن این لیست امری بسیار وقت‌گیر و نیارمند به دقت فراوان می‌باشد. با استفاده از این نرم‌افزارها نگارش بخش مراجع در عرض مدت بسیار کوتاهی قابل انجام است. در مواردی همچون زمانی که مقاله در یک مجله پذیرفته نشود، برای ارسال به مجله دیگر، نیازمند بازنویسی و تغییر در ساختار فهرست مراجع علمی می‌باشد. نرم افزارهای مدیریت منابع علمی این امر را نیز به راحتی و طی چند ثانیه میسر می‌سازند.
ح) برقراری ارتباط با نرم افزارهای ویرایشگر متن: نرم افزارهای فوق به منظور نگارش مراجع به کار رفته در یک مقاله دارای توانمندی ویژه‌ای جهت برقراری ارتباط دوطرفه با محیطهای ویرایشگر متن مانند نرم افزار Microsoft Word هستند. همچنین در این نرم‌افزارها قالبهای از پیش تهیه شده برای تنظیم مقاله جهت ارسال به بسیاری از مجلات معتبر وجود دارد. این قالبها هم‌اکنون برای نشریات زیادی وجود دارند و با سرعت روزافزونی برای نشریات دیگر نیز در حال تهیه است که از طریق اینترنت می‌توان به آنها دست یافت و به سیستمهای فوق اضافه کرد.
ط) برقراری ارتباط با فایلهای تمام‌متن منابع علمی از طریق اینترنت: در سیستمهای فوق امکان ثبت آدرس اینترنتی (URL) دسترسی به فایل کامل منابع علمی وجود دارد که در صورت داشتن مجوز دسترسی، به راحتی و با انتخاب آن آدرس، فایل مورد نظر در دسترس قرار می‌گیرد.
ی) امکان ثبت منابع علمی به زبانهای مختلف جهان: در نسخه‌های جدید بعضی از این نرم‌افزارها امکان ثبت منابع علمی به زبانهای مختلف مانند زبان پارسی و ذکر آنها در فهرست مراجع به همان زبان وجود دارد. این امکان به واسطه پشتیبانی ساختار Unicode در این نرم‌افزارها فراهم شده است.
در شماره آتی خبرنامه الکترونیک فرزان به معرفی نرم افزار EndNote به عنوان یکی از کاربردی ترین نرم‌افزارهای مدیریت منابع علمی خواهیم پرداخت.
همچنین به منظور آشنایی بیشتر با نرم‌افزارهای مدیریت منابع علمی می توانید به فصل ۱۸ از کتاب مبانی نگارش علمی – تالیف دکتر امید لطف الهی شبستری، گروه نگارش علمی (SWT)- موسسه فرزان مراجعه نمایید.
