ماحصل اجرای پروژه‌های تحقیقاتی، گهگاه حجم وسیعی از اطلاعات خام در قالب پرسشنامه‌های طرح تحقیقاتی است که استفاده از آنها جهت ارائه نتایج نهایی حاصل از طرح بسیار زمانگیر به نظر می‌رسد. در این راستا، دسته‌بندی اطلاعات و نظم بخشیدن به آنها قدم اول در استفاده از اطلاعات خام طرح است. از سوی دیگر داده‌های خام تحقیق یابد به شکلی قابل تحلیل توسط نرم‌افزارهای آماری تنظیم گردد.
SPSS یکی از متداولترین نرم‌افزارهایی است که نه تنها دسته‌بندی اطلاعات خام و پوشش دادن پرسشنامه‌های طرح تحقیقاتی را امکانپذیر می‌نماید، بلکه محقق را قادر می‌سازد تا در اسرع وقت به تحلیل آماری نتایج طرح خود بپردازد.
نرم‌افزار SPSS در مجموع از دو بخش عمده تشکیل می‌گردد که عبارتند از:
۱- بخش تعریف متغیرها (variable view): در این قسمت متغیرهای مطالعه و جزئیات مربوط به هر یک تعریف می‌گردند که شامل موارد ذیل می‌باشد:
۱-۱) نام متغیر (Name)
۲-۱) نوع متغیر: در این بخش، نوع متغیر بر مبنای عددی، اسمی یا رشته‌ای بودن آن قابل تعریف می‌باشد. علاوه بر تعریف نوع متغیر، در این بخش می‌توان عرض متغیر و یا وجود یا فقدان اعشار آن را نیز مشخص نمود.
۳-۱) پهنای متغیر (Width): در این بخش، تعداد کاراکترهای نام متغیر قابل تعیین است. به عنوان مثال، کلمه Disease دارای هفت کاراکتر می‌باشد و در صورت تعریف کمتر کاراکترها، کلمه بطور ناقص ثبت می‌شود.
۴-۱) تعداد اعشار (Decimal): در صورت عددی بودن متغیر، حداکثر تعداد اعشار آن در این قسمت مشخص می‌گردد.
۵-۱) بر چسب (Label): گاهی هر متغیر علاوه بر نام، نیاز به توضیحی مختصر از آن متغیر و یا بیان عبارت یا یا اصطلاحی در مورد آن دارد که در این بخش قابل تعریف می‌باشد.
۶-۱) ارزش‌گذاری (value): برای تسهیل در تحلیل آماری داده‌ها بویژه متغیرهای کیفی اسمی یا طبقه‌ای، ارزش‌گذاری متغیر مورد نظر و درجه‌بندی آن ضرورت می‌یابد. به عنوان نمونه در تحلیل اطلاعات مربوط به جنس بیمار، می‌توان مرد را عدد یک وزن را عدد دو در نظر گرفت و یا شدت بیماری را به صورت خفیف برابر یک، متوسط برابر دو و شدید برابر سه فرض و تعریف نمود.
۷-۱) تعیین مقادیر گمشده (missing): در زمینه مقادیر گمشده و نحوه تعیین آنها به تفصیل در جلسات آینده صحبت خواهد شد.
۸-۱) تعیین پهنای ستون (column): برای تعیین پهنای ستون‌های متغیرها از این بخش استفاده می‌نمائیم.
۹-۱) ردیف کردن داده‌ها (Align): به دلخواه محقق، شاخصها را می‌توان بصورت چپ‌چین، راست‌چین و یا وسط چین ردیف نمود.
۱۰-۱) مقیاس اندازه‌گیری (Measure): در این ستون، برای متغیرهای نسبی و فاصله‌ای گزینه Scale، برای متغیرهای ترتیبی گزینه Ordinal و برای متغیرهای اسمی گزینه Nominal را انتخاب کنید.
در مقاله آموزشی آینده علاوه بر بررسی بخش دوم فایل اطلاعات در مورد نحوه تهیه روائی و پایائی یک پرسشنامه طراحی شده برای تحقیق نیز گفتگو خواهیم نمود.
