در شماره قبل خبرنامه الکترونیک فرزان به آشنایی مقدماتی با نرم افزارهاي مديريت منابع علمي پرداختیم در این شماره به معرفی نرم افزار EndNote به عنوان یکی از کاربردی ترین نرمافزارهای مديريت منابع علمی خواهیم پرداخت.
نرم افزار EndNote
نرم افزار EndNote واجد ويژگيهايي است كه آن را به عنوان مناسبترين نرم افزار مديريت منابع علمي مطرح كرده است. در اين بخش ساختار و عملكرد نرم افزار مذكور را با يكديگر مرور ميكنيم. توجه داشته باشيد كه نسخه تحت Windows اين نرمافزار با نسخههای 2003,XP,2000 سيستم عامل مذكور همخوانی دارد.
معرفی كتابخانه اطلاعاتی نرمافزار EndNote
فايل كامپيوتری كتابخانه اين نرمافزار مجموعهای از منابع علمی در برگيرنده اطلاعات مورد نياز جهت تهيه يك فهرست علمی است.
نكات مهم در مورد فايل كتابخانه نرمافزار:
• محدوديتی در تعداد منابع ذخيره شده در يك كتابخانه وجود ندارد. به جهت كارآيی بهينه توصيه میشود كه تعداد منابع از يكصدهزار مورد بيشتر نشود، هرچند كه اين تعداد بسيار بالاتر از ميزان معمول منابع علمی مورد استفاده يك فرد است.
• با در نظر گرفتن فضای خالی درايو مورد استفاده، محدوديتی در تعداد و ظرفيت كتابخانههای ايجاد شده وجود ندارد. هرچند كه پراكندگی اطلاعات در كتابخانههای مختلف چندان توصيه نمیشود.
• میتوان به طور همزمان بيش از يك كتابخانه ر ا در سيستم باز كرد و بين اين كتابخانهها اطلاعات منابع را كپی و يا منتقل كرد.
• میتوانيد يك يا تعدادی از كتابخانهها را به عنوان پيشفرض برای بازشدن همزمان با اجرای نرمافزار انتخاب كنيد.
• نسخه قابل اجراي نرم افزار تحت هر دو نوع سيستم عامل Windows و Macintosh وجود دارد و ساختار كتابخانه نرمافزار در هر دو نسخه يكسان بوده، قابل استفاده در سيستم ديگر است.
• امكان انتقال فايلهای كتابخانه نرمافزار از طريق كپی كردن در سيستم عامل وجود دارد. لازم به ذكر است كه در كنار فايل اصلی، يك دايركتوری با پسوند .Data ايجاد میشود كه تصاوير و فايلهای مرتبط شده به منابع موجود در كتابخانه، در آن ذخيره میشود. اين دايركتوری هم بايد با فايل مربوطه منتقل شود.
• ليست منابع موجود در كتابخانه، در يك جدول پنج ستونی نشان داده میشود كه موارد نمايش اوليه (وجود فايل مرتبط، نام نويسنده، سال نشر، عنوان و آدرس اينترنتی) در تعاريف اوليه سيستم قابل تغيير است.
ورود اطلاعات به نرمافزار
در اين نرمافزار اطلاعات منابع علمی را میتوان به دو روش ورود دستی اطلاعات و وارد كردن از طريق سرويسهای فراهمكننده اطلاعات، در كتابخانه اطلاعاتی نرمافزار وارد نمود.
نكات مهم در مورد ورود اطلاعات به كتابخانه نرمافزار:
• در هر مرجع نرمافزار اطلاعات يك مورد منبع علمی ذخيره میگردد. امكان اضافه كردن واژگان كليدی، يادداشت، خلاصه، آدرس اينترنتی و بسياری اطلاعات ديگر در اين قسمت وجود دارد. هر مورد منبع علمی با يك كد اختصاصی در آن كتابخانه از ساير موارد تفكيك میگردد. اين كد توسط سيستم تعريف شده و قابل تغيير نيست.
• سی و پنج نوع مرجع بصورت از پيش تعريف شده، در نرمافزار وجود دارد (مانند مقاله علمی، كتاب، كنفرانس علمی). علاوه بر آن سه نوع مرجع ديگر نيز وجود دارد كه توسط كاربر قابل تعريف است.
• فيلدهای اطلاعاتی (مانند نام نويسنده، عنوان مطلب و سال نشر) در مورد هر منبع اطلاعاتی بصورت از پيش تعريف شده وجود دارد و قابل تغيير است. هر نوع مرجع میتواند تا 52 مورد فيلد اطلاعاتي داشته باشد.
• میتوان به هر مرجع يك فايل متصل نمود. اين فايل میتواند هر نوع فايل كامپيوتری مانند تصوير، PDF و يا حتی يك فايل فشرده شده مشتمل بر تعدادی فايل ديگر باشد.
• در صورت پشتيبانی زبان مورد نظر در سيستم عامل، میتوان در نرمافزار به هر زبانی ثبت اطلاعات نمود.
• ماخذهای زيادی برای منابع علمی وجود دارد كه میتواند در تكميل اطلاعات كتابخانه شما مفيد باشد. از جمله اين موارد میتوان به اطلاعات ذخيره شده در لوحهاي فشرده اطلاعاتی منابع علمی (مانند Ovid، Silver Platter و يا Thomson Scientific)، فايلهای ذخيره شده در ساير نرمافزارهای مديريت منابع علمی و يا فايلهای متنی تهيه شده از ساختارهای ديگر بانكهای اطلاعاتی اشاره نمود. اكثر اين گونه فايلها از طريق گزينه Import قابل ورود به كتابخانه EndNote میباشند.
• يك نوع ساختار به نام RIS به عنوان زبان مشترك اكثر نرمافزارهای مديريت منابع علمی وجود دارد كه در بسياری از موارد به منظور انتقال اطلاعات از فراهمكنندههای اطلاعات تماممتن و يا نرمافزارهای مديريت منابع علمی به يكديگر به كار میرود.
جستجو در منابع علمی
اين نرمافزار امكان جستجوی رابطهای در كتابخانه اطلاعاتی خود و همچنين در منابع اينترنتی را فراهم كرده است.
در اين سيستم جستجو شما ميتوانيد وجود و يا عدم وجود عبارت مورد نظر خود را در يك يا همه فيلدهای اطلاعاتی بررسی نموده، يا در مورد فيلدهايی كه ماهيت عددی دارند مانند سال نشر به دنبال مقادير كمتر يا مساوی، كمتر، بيشتر، و يا بيشتر مساوی عدد مورد نظر خود بگرديد. اين شرطها به كمك تركيبهای فصلی، عطفی و يا نقضی قابل تركيب با يكديگر هستند.
نكات مهم در مورد جستجوی اطلاعات در نرمافزار:
• اين نرمافزار، جستجوی اطلاعات را در منابع اينترنتی از طريق پروتكلی به نام Z39.50 انجام میدهد. برای انجام جستجو در هر بانك اطلاعاتی اينترنتی، پشتيبانی از اين پروتكل در سيستم مربوطه ضروری است. اين پروتكل توسط بيشتر كتابخانههای الكترونيك و فراهم كنندگان اطلاعات علمی در اينترنت پشتيبانی میشود.
• بيش از 560 فايل رابط (connection) به سايتهای اينترنتی رايگان و غير رايگان همراه نرم افزار وجود دارد و برای تهيه موارد ديگر میتوان از طريق مراجعه به سايت نرم افزار به آدرس اينترنتي www.endnote.com اقدام كرد.
• از ميان سايتهای رايگان برای تهيه اطلاعات میتوان به سايتهای PubMed (NLM)، Library Catalogs و Library of Congress اشاره نمود.
• برای استفاده از سايتهای غير رايگان نياز به كد كاربری و كلمه رمز و يا مجوز از طريق شماره IP ثبت شده در سيستم مربوطه وجود دارد.
• تعداد شرطهای ارائه شده توسط كاربر برای انجام جستجو حداكثر تا 9 شرط قابل تغيير است.
• برای كاربردهای مجدد در همين بانك اطلاعاتی و يا بانكهای اطلاعاتی ديگر ميتوان شرط تعريف شده را به صورت يك فايل در سيستم ذخيره كرد. اين فايل در پروفايل شخصی كاربر در سيستم ذخيره میشود و در موارد كاربری تحت شبكه برای ساير كاربران قابل استفاده نخواهد بود؛ مگر اين كه فايل مربوطه توسط آن كاربر در اختيار ديگران قرار داده شود.
• در موارد جستجو از طريق فايلهای connection ابتدا تعداد موارد يافت شده به كاربر اطلاع داده میشود و به وی برای انتخاب تعداد اطلاعات مورد نظر براي نمايش، فرصت داده میشود.
• اطلاعات اخذ شده قابل كپی كردن در كتابخانه نرمافزار هستند.
كاربری نرمافزار EndNote به همراه نرمافزار Microsoft Word
اين نرمافزار با نسخههای XP ‘2000 و2003 برنامه Microsoft Word سازگاری دارد. اين نرمافزار با پروتكل
Cite While You Write (CWYW) با برنامه Word ارتباط برقرار مینمايد و از اين راه قابليت ثبت منابع علمی، تصاوير و جدولهای ثبت شده در كتابخانه اطلاعاتی خود را در فايل متنی در دست تهيه در نرمافزار Word فراهم مینمايد.
قابليتهای Toolbar رابط با نرمافزار EndNote در نرمافزار Word شامل موارد ذيل است:
• جستجوی منبع علمی
• فراخوان برنامه EndNote
• شكلدهی وضعيت نمايش منابع علمی
• اضافه كردن منبع علمی انتخاب شده
• ويرايش اطلاعات منبع علمی
• اضافه كردن يادداشت
• ويرايش اطلاعات منبع علمی در كتابخانه نرمافزار EndNote
• حذف وضعيت نمايشی منبع علمی انتخاب شده
• حذف كدهای اطلاعاتی منابع علمی
• ايجاد كتابخانه از منابع علمی به كار رفته در مقاله
• جستجویتصاويردر كتابخانه نرمافزار EndNote
• ايجاد فهرست تصاوير
• تغيير تعاريف اوليه CWYW
• ارائه راهنما
همچنين در نرمافزار EndNote بيش از يكصد و هفتاد قالب از پيش ساخته شده برای نگارش مقاله به منظور ارسال به نشريات معتبر متعددی وجود دارد كه كار نگارنده مقاله را در تهيه آن بسيار آسان مینمايد. اين قالبها از طريق فايلهای ماكرو با نرمافزار Word ارتباط برقرار میكنند و پيش از بكارگيری آنها نرمافزار Word در مورد اطمينان از صحت اين فايلها از كاربر سوال مینمايد كه بايد مورد تاييد قرار گيرد.
با استفاده از اين قالبها میتوانيد مقالات خود را دقيقاً مطابق با استانداردهای آن مجله خاص تهيه نماييد.
به منظور آشنایی بیشتر با نرمافزارهای مديريت منابع علمی می توانید به فصل 18 از كتاب مباني نگارش علمي – تاليف دكتر اميد لطف الهي شبستري، گروه نگارش علمي (SWT)- موسسه فرزان مراجعه نماييد.
