در شماره قبل خبرنامه الکترونیک فرزان به آشنایی مقدماتی با نرم افزارهای مدیریت منابع علمی پرداختیم در این شماره به معرفی نرم افزار EndNote به عنوان یکی از کاربردی ترین نرم‌افزارهای مدیریت منابع علمی خواهیم پرداخت.
نرم افزار EndNote
نرم افزار EndNote واجد ویژگیهایی است که آن را به عنوان مناسبترین نرم افزار مدیریت منابع علمی مطرح کرده است. در این بخش ساختار و عملکرد نرم افزار مذکور را با یکدیگر مرور می‌کنیم. توجه داشته باشید که نسخه تحت Windows این نرم‌افزار با نسخه‌های ۲۰۰۳,XP,2000 سیستم عامل مذکور همخوانی دارد.
معرفی کتابخانه اطلاعاتی نرم‌افزار EndNote
فایل کامپیوتری کتابخانه این نرم‌افزار مجموعه‌ای از منابع علمی در برگیرنده اطلاعات مورد نیاز جهت تهیه یک فهرست علمی است.
نکات مهم در مورد فایل کتابخانه نرم‌افزار:
• محدودیتی در تعداد منابع ذخیره شده در یک کتابخانه وجود ندارد. به جهت کارآیی بهینه توصیه میشود که تعداد منابع از یکصدهزار مورد بیشتر نشود، هرچند که این تعداد بسیار بالاتر از میزان معمول منابع علمی مورد استفاده یک فرد است.
• با در نظر گرفتن فضای خالی درایو مورد استفاده، محدودیتی در تعداد و ظرفیت کتابخانه‌های ایجاد شده وجود ندارد. هرچند که پراکندگی اطلاعات در کتابخانه‌های مختلف چندان توصیه نمی‌شود.
• می‌توان به طور همزمان بیش از یک کتابخانه ر ا در سیستم باز کرد و بین این کتابخانه‌ها اطلاعات منابع را کپی و یا منتقل کرد.
• می‌توانید یک یا تعدادی از کتابخانه‌ها را به عنوان پیش‌فرض برای بازشدن همزمان با اجرای نرم‌افزار انتخاب کنید.
• نسخه قابل اجرای نرم افزار تحت هر دو نوع سیستم عامل Windows و Macintosh وجود دارد و ساختار کتابخانه نرم‌افزار در هر دو نسخه یکسان بوده، قابل استفاده در سیستم دیگر است.
• امکان انتقال فایلهای کتابخانه نرم‌افزار از طریق کپی کردن در سیستم عامل وجود دارد. لازم به ذکر است که در کنار فایل اصلی، یک دایرکتوری با پسوند .Data ایجاد میشود که تصاویر و فایلهای مرتبط شده به منابع موجود در کتابخانه، در آن ذخیره میشود. این دایرکتوری هم باید با فایل مربوطه منتقل شود.
• لیست منابع موجود در کتابخانه، در یک جدول پنج ستونی نشان داده میشود که موارد نمایش اولیه (وجود فایل مرتبط، نام نویسنده، سال نشر، عنوان و آدرس اینترنتی) در تعاریف اولیه سیستم قابل تغییر است.
ورود اطلاعات به نرم‌افزار
در این نرم‌افزار اطلاعات منابع علمی را می‌توان به دو روش ورود دستی اطلاعات و وارد کردن از طریق سرویسهای فراهم‌کننده اطلاعات، در کتابخانه اطلاعاتی نرم‌افزار وارد نمود.
نکات مهم در مورد ورود اطلاعات به کتابخانه نرم‌افزار:
• در هر مرجع نرم‌افزار اطلاعات یک مورد منبع علمی ذخیره می‌گردد. امکان اضافه کردن واژگان کلیدی، یادداشت، خلاصه، آدرس اینترنتی و بسیاری اطلاعات دیگر در این قسمت وجود دارد. هر مورد منبع علمی با یک کد اختصاصی در آن کتابخانه از سایر موارد تفکیک می‌گردد. این کد توسط سیستم تعریف شده و قابل تغییر نیست.
• سی و پنج نوع مرجع بصورت از پیش تعریف شده، در نرم‌افزار وجود دارد (مانند مقاله علمی، کتاب، کنفرانس علمی). علاوه بر آن سه نوع مرجع دیگر نیز وجود دارد که توسط کاربر قابل تعریف است.
• فیلدهای اطلاعاتی (مانند نام نویسنده، عنوان مطلب و سال نشر) در مورد هر منبع اطلاعاتی بصورت از پیش تعریف شده وجود دارد و قابل تغییر است. هر نوع مرجع می‌تواند تا ۵۲ مورد فیلد اطلاعاتی داشته باشد.
• می‌توان به هر مرجع یک فایل متصل نمود. این فایل می‌تواند هر نوع فایل کامپیوتری مانند تصویر، PDF و یا حتی یک فایل فشرده شده مشتمل بر تعدادی فایل دیگر باشد.
• در صورت پشتیبانی زبان مورد نظر در سیستم عامل، می‌توان در نرم‌افزار به هر زبانی ثبت اطلاعات نمود.
• ماخذهای زیادی برای منابع علمی وجود دارد که می‌تواند در تکمیل اطلاعات کتابخانه شما مفید باشد. از جمله این موارد می‌توان به اطلاعات ذخیره شده در لوح‌های فشرده اطلاعاتی منابع علمی (مانند Ovid، Silver Platter و یا Thomson Scientific)، فایلهای ذخیره شده در سایر نرم‌افزارهای مدیریت منابع علمی و یا فایلهای متنی تهیه شده از ساختارهای دیگر بانکهای اطلاعاتی اشاره نمود. اکثر این گونه فایلها از طریق گزینه Import قابل ورود به کتابخانه EndNote می‌باشند.
• یک نوع ساختار به نام RIS به عنوان زبان مشترک اکثر نرم‌افزارهای مدیریت منابع علمی وجود دارد که در بسیاری از موارد به منظور انتقال اطلاعات از فراهم‌کننده‌های اطلاعات تمام‌متن و یا نرم‌افزارهای مدیریت منابع علمی به یکدیگر به کار می‌رود.
جستجو در منابع علمی
این نرم‌افزار امکان جستجوی رابطه‌ای در کتابخانه اطلاعاتی خود و همچنین در منابع اینترنتی را فراهم کرده است.
در این سیستم جستجو شما می‌توانید وجود و یا عدم وجود عبارت مورد نظر خود را در یک یا همه فیلدهای اطلاعاتی بررسی نموده، یا در مورد فیلدهایی که ماهیت عددی دارند مانند سال نشر به دنبال مقادیر کمتر یا مساوی، کمتر، بیشتر، و یا بیشتر مساوی عدد مورد نظر خود بگردید. این شرطها به کمک ترکیبهای فصلی، عطفی و یا نقضی قابل ترکیب با یکدیگر هستند.
نکات مهم در مورد جستجوی اطلاعات در نرم‌افزار:
• این نرم‌افزار، جستجوی اطلاعات را در منابع اینترنتی از طریق پروتکلی به نام Z39.50 انجام می‌دهد. برای انجام جستجو در هر بانک اطلاعاتی اینترنتی، پشتیبانی از این پروتکل در سیستم مربوطه ضروری است. این پروتکل توسط بیشتر کتابخانه‌های الکترونیک و فراهم کنندگان اطلاعات علمی در اینترنت پشتیبانی میشود.
• بیش از ۵۶۰ فایل رابط (connection) به سایتهای اینترنتی رایگان و غیر رایگان همراه نرم افزار وجود دارد و برای تهیه موارد دیگر می‌توان از طریق مراجعه به سایت نرم افزار به آدرس اینترنتی www.endnote.com اقدام کرد.
• از میان سایتهای رایگان برای تهیه اطلاعات می‌توان به سایتهای PubMed (NLM)، Library Catalogs و Library of Congress اشاره نمود.
• برای استفاده از سایتهای غیر رایگان نیاز به کد کاربری و کلمه رمز و یا مجوز از طریق شماره IP ثبت شده در سیستم مربوطه وجود دارد.
• تعداد شرطهای ارائه شده توسط کاربر برای انجام جستجو حداکثر تا ۹ شرط قابل تغییر است.
• برای کاربردهای مجدد در همین بانک اطلاعاتی و یا بانکهای اطلاعاتی دیگر می‌توان شرط تعریف شده را به صورت یک فایل در سیستم ذخیره کرد. این فایل در پروفایل شخصی کاربر در سیستم ذخیره میشود و در موارد کاربری تحت شبکه برای سایر کاربران قابل استفاده نخواهد بود؛ مگر این که فایل مربوطه توسط آن کاربر در اختیار دیگران قرار داده شود.
• در موارد جستجو از طریق فایلهای connection ابتدا تعداد موارد یافت شده به کاربر اطلاع داده میشود و به وی برای انتخاب تعداد اطلاعات مورد نظر برای نمایش، فرصت داده میشود.
• اطلاعات اخذ شده قابل کپی کردن در کتابخانه نرم‌افزار هستند.
کاربری نرم‌افزار EndNote به همراه نرم‌افزار Microsoft Word
این نرم‌افزار با نسخه‌های XP ‘۲۰۰۰ و۲۰۰۳ برنامه Microsoft Word سازگاری دارد. این نرم‌افزار با پروتکل
Cite While You Write (CWYW) با برنامه Word ارتباط برقرار می‌نماید و از این راه قابلیت ثبت منابع علمی، تصاویر و جدولهای ثبت شده در کتابخانه اطلاعاتی خود را در فایل متنی در دست تهیه در نرم‌افزار Word فراهم می‌نماید.
قابلیتهای Toolbar رابط با نرم‌افزار EndNote در نرم‌افزار Word شامل موارد ذیل است:
• جستجوی منبع علمی
• فراخوان برنامه EndNote
• شکل‌دهی وضعیت نمایش منابع علمی
• اضافه کردن منبع علمی انتخاب شده
• ویرایش اطلاعات منبع علمی
• اضافه کردن یادداشت
• ویرایش اطلاعات منبع علمی در کتابخانه نرم‌افزار EndNote
• حذف وضعیت نمایشی منبع علمی انتخاب شده
• حذف کدهای اطلاعاتی منابع علمی
• ایجاد کتابخانه از منابع علمی به کار رفته در مقاله
• جستجوی‌تصاویردر کتابخانه نرم‌افزار EndNote
• ایجاد فهرست تصاویر
• تغییر تعاریف اولیه CWYW
• ارائه راهنما
همچنین در نرم‌افزار EndNote بیش از یکصد و هفتاد قالب از پیش ساخته شده برای نگارش مقاله به منظور ارسال به نشریات معتبر متعددی وجود دارد که کار نگارنده مقاله را در تهیه آن بسیار آسان می‌نماید. این قالبها از طریق فایلهای ماکرو با نرم‌افزار Word ارتباط برقرار می‌کنند و پیش از بکارگیری آنها نرم‌افزار Word در مورد اطمینان از صحت این فایلها از کاربر سوال می‌نماید که باید مورد تایید قرار گیرد.
با استفاده از این قالبها می‌توانید مقالات خود را دقیقاً مطابق با استانداردهای آن مجله خاص تهیه نمایید.
به منظور آشنایی بیشتر با نرم‌افزارهای مدیریت منابع علمی می توانید به فصل ۱۸ از کتاب مبانی نگارش علمی – تالیف دکتر امید لطف الهی شبستری، گروه نگارش علمی (SWT)- موسسه فرزان مراجعه نمایید.
